Transparant over uw gegevens
Privacybeleid voor zakelijke relaties
Lees welke persoonsgegevens wij gebruiken bij offertes, bestellingen en service, en hoe wij daar zorgvuldig mee omgaan.
Voor wie geldt dit privacybeleid?
Dit privacybeleid geldt voor de contactpersonen van zakelijke klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties van Inspection Systems B.V. Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, een bestelling plaatst of gebruikmaakt van onderhoud en reparatie voor metaaldetectie-, industriële weeg- of röntgendetectiesystemen. Wij gebruiken deze gegevens om aanvragen te beantwoorden, afspraken uit te voeren, onze dienstverlening te organiseren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Daarbij beperken wij de verwerking tot gegevens die voor deze doelen nodig zijn.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Naam en functie
Uw naam en zakelijke rol, zodat wij weten met wie wij communiceren en wie betrokken is bij een aanvraag of opdracht.
Zakelijke contactgegevens
Uw zakelijke e-mailadres, telefoonnummer en het adres van uw organisatie voor contact over producten en diensten.
Bedrijfsgegevens
De naam van uw organisatie en relevante vestigingsgegevens voor offertes, leveringen en administratie.
Correspondentie
Berichten en gespreksnotities die nodig zijn om vragen te beantwoorden en afspraken op te volgen.
Offerteaanvragen
Uw aanvragen en bijbehorende specificaties, zodat wij passende systemen of diensten kunnen voorstellen.
Ordergegevens
Gegevens over bestelde producten, leveringen en facturatie die nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst.
Serviceaanvragen
Informatie over gemelde storingen, onderhoudsverzoeken en contactmomenten voor het plannen en uitvoeren van service.
Installatie- en systeeminformatie
Gegevens over de betreffende apparatuur en locatie, voor zover nodig om technische ondersteuning te bieden.
Waarvoor wij persoonsgegevens gebruiken
Wij gebruiken zakelijke contactgegevens om aanvragen over metaaldetectie-, industriële weeg- en röntgeninspectiesystemen te beantwoorden en passende offertes op te stellen. Bij bestellingen verwerken wij gegevens die nodig zijn om systemen te leveren, afspraken met contactpersonen af te stemmen en de bijbehorende administratie uit te voeren. Voor onderhoud en reparaties gebruiken wij contact- en locatiegegevens om werkzaamheden te plannen, uit te voeren en op te volgen. Daarnaast verwerken wij gegevens voor facturatie, betalingsadministratie en relatiebeheer, bijvoorbeeld om contact te onderhouden over lopende opdrachten en relevante dienstverlening.
Onze uitgangspunten voor gegevensverwerking
Uitvoering van afspraken
Wij verwerken gegevens wanneer dat nodig is om een aanvraag te behandelen of een overeenkomst voor levering, onderhoud of reparatie uit te voeren.
Wettelijke verplichtingen
Gegevens voor facturen en financiële administratie bewaren wij voor zover toepasselijke wet- en regelgeving dat vereist.
Gerechtvaardigd belang
Voor zorgvuldig relatiebeheer en de beveiliging van onze bedrijfsvoering kunnen wij gegevens verwerken, na afweging van de betrokken belangen.
Minimaal en zorgvuldig
Wij gebruiken alleen gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn, beperken de toegang en verwerken ze uitsluitend op een rechtmatige grondslag.
Met wie wij gegevens kunnen delen
IT-dienstverleners
Hosting- en softwareleveranciers kunnen gegevens verwerken voor het beheer en de beveiliging van onze systemen, uitsluitend volgens onze instructies en passende afspraken.
Logistieke partners
Vervoerders ontvangen de contact- en aflevergegevens die nodig zijn om inspectie- of weegsystemen op de juiste locatie te bezorgen.
Professionele adviseurs
Accountants, juridische adviseurs of verzekeraars krijgen alleen toegang tot gegevens wanneer dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, met inachtneming van vertrouwelijkheid.
Servicepartners
Wanneer een externe specialist meewerkt aan onderhoud of reparatie, delen wij uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de afspraak en werkzaamheden uit te voeren.
Zorgvuldig omgaan met zakelijke gegevens
Bewaren, beveiligen en internationaal delen van persoonsgegevens
Inspection Systems B.V. bewaart persoonsgegevens van zakelijke contactpersonen niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Contactgegevens en correspondentie bewaren we zolang de zakelijke relatie loopt en daarna zolang dat nodig is voor service, garantie, het afhandelen van vragen of een eventuele rechtsvordering. Gegevens over offertes, leveringen, onderhoud en reparaties van metaaldetectie-, industriële weeg- en röntgendetectiesystemen bewaren we volgens toepasselijke wettelijke bewaartermijnen. Zodra gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we ze.
We beschermen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, zoals toegangsbeperking op basis van functie, beveiligde systemen, actuele software en afspraken over vertrouwelijkheid. Dienstverleners die namens ons gegevens verwerken, mogen dat alleen volgens onze instructies en op basis van passende verwerkersafspraken.
Als voor een leverancier of digitale dienst doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte nodig is, gebeurt dit alleen met een geldige doorgiftegrondslag. Waar vereist gebruiken we bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende beveiligingsmaatregelen. Voor informatie over een specifieke doorgifte kunt u contact met ons opnemen.
Veelgestelde vragen over uw privacyrechten
Hieronder leest u hoe u als zakelijke contactpersoon uw gegevens kunt inzien of aanpassen en welke keuzes u heeft bij ons gebruik van persoonsgegevens.
Hoe krijg ik inzage in mijn persoonsgegevens?
Stuur Inspection Systems B.V. een privacyverzoek met de vermelding dat u inzage wilt. We laten u weten welke persoonsgegevens we van u verwerken en waarvoor, voor zover de wet dat toestaat. Om uw gegevens te beschermen, kunnen we eerst vragen uw identiteit te bevestigen.
Kan ik onjuiste contact- of servicegegevens laten corrigeren?
Ja. Geef aan welke gegevens niet kloppen en wat de juiste informatie is. We passen onjuiste persoonsgegevens aan en informeren u wanneer de correctie is verwerkt.
Wanneer kan ik verzoeken mijn gegevens te verwijderen?
U kunt vragen om verwijdering als uw persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel of als een andere wettelijke grond daarvoor bestaat. Soms moeten we bepaalde gegevens toch bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht of voor de afhandeling van een geschil. In dat geval leggen we uit waarom.
Kan ik bezwaar maken tegen het gebruik van mijn gegevens?
Ja, als we gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u bezwaar maken vanwege uw specifieke situatie. Tegen gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken; we stoppen dat gebruik dan.
Kan ik mijn gegevens meenemen naar een andere partij?
Als het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is, ontvangt u de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gangbaar, machineleesbaar formaat. Dit recht geldt voor geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst en niet automatisch voor alle gegevens in onze serviceadministratie.
Welke cookies worden gebruikt en hoe dien ik een privacyverzoek in?
Via de cookie-instellingen van de website kunt u uw voorkeuren voor niet-noodzakelijke cookies bekijken en aanpassen. Voor vragen over cookies of een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar of gegevensoverdraagbaarheid kunt u Inspection Systems B.V. benaderen via de contactgegevens onderaan deze pagina. Vermeld welk recht u wilt uitoefenen; we reageren in beginsel binnen één maand.
Vragen of een privacyverzoek? Neem contact op
Address
Heeft u als zakelijke relatie een vraag over de verwerking van uw gegevens door Inspection Systems B.V., of wilt u een privacyrecht uitoefenen? Neem contact op via uw vaste contactpersoon bij Inspection Systems B.V. en vermeld dat het om een privacyverzoek gaat. Bent u niet tevreden over onze reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.